为什么要进行档案数字化？
在日常工作中，我们常常面对大量的纸质文件。这些文件不仅占用宝贵的物理空间，而且查找起来非常麻烦。一旦丢失或损坏，后果更严重。
将纸质档案转化为数字资产，是现代管理的必然趋势。这不仅仅是为了省地方，更是为了提升效率。数字化后的档案，可以通过电脑瞬间搜索到，还能多地备份，安全又便捷。
档案数字化的核心流程
高效地完成档案数字化，需要遵循科学的流程。这通常包含以下几个关键步骤：
1. 档案整理与分类
这是基础工作。在扫描之前，必须先对纸质档案进行整理。
- 清点数量： 确保每一份文件都在册。
- 分类排序： 按照年份、部门或项目进行分类，并按顺序排好。
- 预处理： 拆除订书钉、抚平折页、修补破损页面，确保扫描顺利进行。
2. 高质量扫描
扫描是数字化的关键环节。为了保证数字资产的质量，这一步不能马虎。
我们需要使用专业的扫描仪。根据文件的类型（如普通A4纸、发票、蓝图），选择合适的扫描模式。通常，我们会选择300dpi的分辨率，这样既能保证清晰度，又不会让文件过大。对于彩色文件，建议保留色彩信息。
3. 图像优化处理
原始扫描出来的图片，往往存在一些瑕疵。为了让数字档案更完美，需要进行优化。
- 纠偏： 自动或手动将倾斜的页面扶正。
- 去污： 去除页面上的黑点、杂色。
- 裁剪： 裁掉多余的白边。
4. 文字识别（OCR）与命名
为了让数字档案可以被搜索，我们需要将图片上的文字转为电脑可识别的文字。
这一步叫做OCR技术。识别后，我们要给每个文件起一个规范的名字。比如“2023年财务报表_001.pdf”。规范的命名是未来检索的基础。
5. 安全存储与备份
处理好的数字档案，需要存储在安全的地方。
建议采用“本地+云端”双重存储模式。同时，要做好权限管理，设定谁能看，谁不能看。定期备份数据，防止因硬件故障导致数据丢失。
如何选择数字化服务？
如果您内部没有足够的设备和人力，选择专业的档案数字化服务公司是一个高效的选择。在选择服务商时，请注意以下几点：
- 看资质： 对方是否具备保密资质。
- 看设备： 是否有专业的非接触式扫描仪，保护珍贵原件。
- 看流程： 是否有严格的质检流程和数据交接流程。
结语
档案数字化不是简单的扫描，而是一项系统的工程。它将沉睡的纸质文件唤醒，使其成为企业宝贵的数字资产。通过整理、扫描、优化、存储这一系列操作，您的档案管理将迈上一个新的台阶。
